ACTA Nº 54-2014

En Santiago, a veintitrés de abril de dos mil catorce, se reunió el Tribunal Pleno bajo la Presidencia de su titular señor Sergio Muñoz Gajardo y con la asistencia de los Ministros señores Juica, Segura, Ballesteros, Dolmestch, Carreño, Pierry, Künsemüller, Brito y Silva, señoras Maggi, Egnem y Sandoval, señores Fuentes, Cisternas y Blanco, señora Chevesich, señor Aránguiz y señora Muñoz.

AUTO ACORDADO QUE REGULA LA TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA EN LOS TRIBUNALES CON COMPETENCIA CIVIL.

Teniendo presente:

  1. Que los tribunales de primera instancia, las Cortes de Apelaciones del país y esta Corte cuentan actualmente con sistemas informáticos de tramitación, los que permiten registrar todas las actuaciones del procedimiento;
  2. Que el registro de las actuaciones judiciales en los sistemas informáticos de tramitación de causas genera confianza legítima en los usuarios del Poder Judicial, respecto del acceso oportuno, completo y veraz a información relevante;
  3. Que mediante acuerdo de esta Corte se dispuso el registro en soporte computacional de la tramitación de causas ejecutivas civiles, respecto de las cuales no se efectúa mayor tramitación que la presentación de la demanda (causas masivas);
  4. Que por acuerdo de esta Corte, contenido en Acta Nº 164-2013, se dispuso utilizar el sistema informático de tramitación en las Cortes de Apelaciones y en la Corte Suprema, respecto de los recursos de protección;
  5. Que, de conformidad a lo ordenado en las actas Nº 122-2008, Nº 200-2008, Nº 305-2008 y Nº 172-2009, las Cortes de Apelaciones y los tribunales de primera instancia no reformados o que carecen de sistema informático, deben realizar periódicamente inventario físico de las causas en tramitación;
  6. Que en la actualidad existe un stock de causas en tramitación que no se encuentran debidamente registradas en el sistema informático;
  7. Que se hace necesario prevenir la disparidad de criterios entre la utilización del expediente físico y la aplicación del sistema informático, aspecto que afecta el proceso de incorporación de los tribunales de esta competencia a la carpeta electrónica;
  8. Que en conformidad a lo dispuesto en las Actas 91-2007 y 325-2008 y dada la necesidad de llevar estadísticas precisas y actualizadas de las cargas de trabajo, para la adopción de medidas de gestión para una pronta y adecuada administración de justicia, es deber de los tribunales de todas las jurisdicciones registrar correcta y oportunamente toda actuación procesal en los sistemas informáticos;
  9. Que los sistemas informáticos de tramitación permiten interconectar las distintas instancias y a los tribunales, lo que facilita la tramitación de las causas y disminuye los tiempos de gestión, como transparentar en mejor forma el ejercicio de la función judicial.

Por estas razones, en ejercicio de las facultades directivas y económicas de que se encuentra investida esta Corte y en conformidad a lo establecido en los artículos 79 de la Constitución Política de la República y 96, número 4, del Código Orgánico de Tribunales, se acuerda:

Primero. Uso Obligatorio del Sistema Informático de Tramitación de los Tribunales Civiles (SITCI o SITMIX). Los tribunales con competencia en materia civil deberán registrar en el sistema informático de tramitación correspondiente (SITCI o SITMIX) todas y cada una de las resoluciones, actuaciones, presentaciones, comparendos y actas de las audiencias que se realicen en una causa.

Los jueces, auxiliares de la administración de justicia y funcionarios de cada tribunal están obligados a utilizar, registrar y aplicar adecuadamente en el sistema informático de tramitación las nomenclaturas pertinentes, según la etapa y estado procesal de cada causa, de modo tal que constituya un registro exacto de su tramitación, desde el inicio hasta su término.

Segundo. Tramitación electrónica. Las causas que se tramiten mediante procedimiento ejecutivo y gestiones preparatorias serán registradas exclusivamente en el sistema informático de tramitación. Sólo se conformará expediente físico, en soporte de papel, al deducirse oposición por el ejecutado por medio de una o más excepciones a la ejecución; al interponerse tercerías y al recurrirse de apelación y casación en la forma en contra de las resoluciones y sentencias de primera instancia.

En los demás procedimientos ante los tribunales con competencia civil se continuará confeccionando el expediente físico en soporte de papel, integrando los escritos, resoluciones y demás actuaciones conforme a su fecha, agregando los archivos respectivos, los que se imprimirán desde el sistema informático, en su caso.

Tercero. Firma electrónica. Las resoluciones, actuaciones y demás documentos que emanen del tribunal serán suscritos mediante firma electrónica simple o avanzada, y tendrán el mismo valor que los expedidos por escrito en soporte papel luego de ser incorporados a la carpeta electrónica. Las copias autorizadas podrán ser obtenidas directamente del sistema informático de tramitación con el debido sello de autenticidad, que será automático, en caso de contar con firma electrónica avanzada o, de lo contrario, con el debido timbre y firma del ministro de fe del tribunal.

Cuarto. Presentación de escritos. Para la correcta implementación de la tramitación con carpeta exclusivamente digital en materia civil, se autoriza a los abogados el ingreso de demandas y escritos vía digital, a través del portal de internet del Poder Judicial. Las presentaciones y los documentos que se acompañen o incorporen a través del portal, deberán adjuntarse en formato computacional (Word o PDF), con la firma electrónica correspondiente.

Para hacer uso del sistema de ingreso de demandas y escritos vía digital, se hace necesaria la aceptación de las condiciones de uso establecidas en el sistema informático de tramitación.

Los documentos que se acompañen en original serán escaneados e ingresados digitalmente a la carpeta electrónica, tras lo cual serán guardados en custodia por el tribunal.

Quinto. Firma de resoluciones y certificaciones. Las resoluciones, actuaciones, audiencias o comparendos que se dicten o celebren en el sistema informático de tramitación serán suscritas mediante firma digital, simple o avanzada, por el juez o auxiliar de la administración de justicia, según corresponda. Queda prohibida la delegación de esta gestión en otro juez, auxiliar o funcionario.

La responsabilidad de velar que en el respectivo tribunal se lleve un registro fiel y oportuno de todas las actuaciones en el sistema informático de tramitación, corresponde a los jueces y auxiliares de la administración de justicia que las suscriben. La supervigilancia general de la completitud y fidelidad de los registros de las actuaciones en el sistema informático de tramitación corresponde a los secretarios o administradores de los tribunales, en su caso, quienes tendrán la obligación de hacer cumplir lo dispuesto en cuanto al uso del sistema informático.

Sexto. Uso obligatorio de distribución de cargas de trabajo a través del sistema informático. Para un adecuado control de la gestión del tribunal, será obligatorio para todos los jueces, secretarios, funcionarios y receptores el uso del sistema informático de distribución de cargas de trabajo o “bandejas”. Será de responsabilidad del secretario y/o del oficial primero del tribunal velar por el cumplimiento de esta disposición, asignando a cada quien las tareas propias de su cargo.

Séptimo. Responsabilidad de la Corporación Administrativa del Poder Judicial. Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en este auto acordado, la Corporación Administrativa del Poder Judicial deberá proveer a los juzgados las mejoras o modificaciones a los sistemas informáticos de tramitación y proporcionar los medios técnicos y/o tecnológicos que se requieran, según su disponibilidad presupuestaria, y difundirá oportunamente la fecha desde la cual estarán disponibles.

Octavo. Tramitación de exhortos. Los exhortos que se dirijan entre tribunales con competencia civil, en aquellas materias que se tramitan en sistema informático, deberán ser remitidos, diligenciados y devueltos mediante la utilización de dicho sistema. Toda carta rogatoria firmada digitalmente deberá ser derivada, vía sistema, desde el tribunal exhortante al exhortado y, una vez tramitada por este último, deberá devolverse incorporando todas y cada una de las actuaciones que se realizaron en el expediente digital a que dio origen.

Noveno. Estadísticas. A contar de la fecha de vigencia del presente auto acordado, el informe mensual de causas falladas y en estado de serlo, que en conformidad al artículo 586 del Código Orgánico de Tribunales debe ser enviado por los juzgados con competencia en materia civil a la Corte de Apelaciones respectiva, deberá ser extraído desde el sistema informático de tramitación. Por lo anterior, la resolución que cita a las partes a oír sentencia deberá dictarse de oficio por el tribunal, conforme a lo dispuesto en el artículo 432 del Código de Procedimiento Civil, y deberá registrarse en el sistema informático en la oportunidad procesal correspondiente a través de la nomenclatura habilitada para ello.

Los juzgados con competencia en materia civil darán estricto cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 64 del Código de Procedimiento Civil, por lo que sólo se certificará que una resolución se encuentra ejecutoriada en los casos en que sea estrictamente necesario.

Décimo. Inventario. A partir de la entrada en vigencia del presente auto acordado, el inventario físico de causas civiles a que hacen referencia las actas Nº 122-2008, Nº 200-2008 y Nº 172-2009 deberá realizarse mensualmente, utilizando los recursos tecnológicos que se encuentran a disposición del tribunal, entre los que se encuentra el lector de código de barras (pistola digital).

Sin perjuicio de lo anterior, durante los primeros cuatro meses se deberá realizar un trabajo de depuración del inventario de manera de homologarlo con el que es extraído del sistema informático. Transcurrido el plazo señalado, el inventario será extraído exclusivamente del sistema informático de tramitación, sin que pueda introducírsele modificaciones o intervenciones.

El plazo para extraer el inventario de un mes será el quinto día del mes siguiente.

Durante la confección del inventario no se suspenderá la tramitación de los procesos. Por lo tanto, los juzgados deberán atender normalmente todas las presentaciones, actuaciones, resoluciones y audiencias que se realicen en el tribunal, por portal o a través de la Unidad de Apoyo a los Juzgados Civiles.

Los campos que tendrá el inventario los comunicará el Presidente de esta Corte.

Undécimo. Registro de actuaciones por Receptores. Es de responsabilidad de los receptores constatar que las actuaciones queden efectivamente ingresadas en el sistema informático de tramitación.

Para efectuar los registros de actuaciones, los receptores judiciales deberán enrolarse en el sistema de tramitación y contar con cuentas para efectuar los retiros, dejar constancia de la actuación y devolución de las mismas que fueron entregadas para ser notificadas. Para ello, deberán disponer de acceso a la red del Poder Judicial desde sus despachos.

Los funcionarios judiciales se abstendrán de registrar en el sistema informático las actuaciones realizadas por los receptores.

Duodécimo. Unidad de Apoyo Administrativo de los Tribunales Civiles. Se establece la Unidad de Apoyo Administrativo de los Tribunales Civiles de Santiago, que tendrá a su cargo funciones administrativas de cooperación en la gestión de dichos tribunales.

En la medida que la carga de trabajo lo justifique y se cuente con disponibilidad presupuestaria por la Corporación Administrativa del Poder Judicial, se podrán establecer estas unidades de apoyo administrativo en otras jurisdicciones del país. Dichas unidades se relacionarán con la Corte de Apelaciones respectiva para el mejor desarrollo y control de sus funciones.

Décimo tercero. Supervigilancia. Las Cortes de Apelaciones del país tendrán la supervigilancia del efectivo cumplimiento del presente auto acordado, ámbito en el que podrán disponer medidas administrativas y de gestión en coordinación con los tribunales de primera instancia. Para lo anterior, se formarán las comisiones pertinentes que tiendan a recibir, satisfacer y coordinar en mejor forma las inquietudes y observaciones de los magistrados en la implementación de las medidas adoptadas. En esta labor se integrará el Administrador Zonal de la Corporación Administrativa del Poder Judicial.

Décimo cuarto. Gradualidad. La implementación de las medidas dispuestas en el presente auto acordado se realizará de manera gradual, conforme a la disponibilidad de recursos que entregue la Corporación Administrativa del Poder Judicial, permitiendo que al 1 de enero de 2015 todos los tribunales del país con competencia civil se hayan integrado completamente a la tramitación dispuesta.

La incorporación de cada jurisdicción al sistema de tramitación dispuesto será comunicada con anticipación a los abogados y usuarios en general.

Se deja constancia que los ministros señores Brito, Silva y señoras Maggi y Egnem no comparten la medida adoptada en el párrafo primero del artículo 2º.

Acordada con el voto en contra del ministro señor Dolmestch, quien estuvo por no disponer las medidas adoptadas en el presente auto acordado en atención a que, a su juicio, ello es improcedente, desde que la materia de que se trata es de reserva legal.

Comuníquese al Ministerio de Justicia, a las Cortes de Apelaciones del país y a la Corporación Administrativa del Poder Judicial.

Recomiendo: